Les audits

Les audits font partie des missions qui nous sont les plus souvent confiées. Pour certains, le terme « audit » est fortement connoté et inquiète. Or, ces démarches ont généralement pour but de dresser un état de l’existant et surtout, de proposer une organisation cible à laquelle adhère la majorité des collaborateurs. L’audit peut donc constituer une démarche mobilisatrice, dynamique et motivante pour l’ensemble des équipes de travail.

Les méthodes de travail que nous employons sont fortement participatives et contribuent pour grande partie à l’élan positif généré. La formalisation des processus métiers constitue certainement la méthode reine employée.

Formalisation des processus métiers

Il s’agit de réunir un groupe représentatif de collaborateurs intervenant dans un processus donné et de l’amener à décrire exhaustivement, étape par étape, les opérations réalisées. Dans un même temps, les collaborateurs critiqueront les méthodes de travail actuelles et suggèreront des améliorations, petites ou grandes, aux processus. Grâce à notre expertise en organisation, nous amènerons également les collaborateurs à s’interroger sur leurs façons de faire et nous leur soumettrons de nouvelles idées. De tout ce travail naîtra un « processus cible », c’est-à-dire un processus dépouillé de ses erreurs et corrigé dans son organisation.

Révision de l’organigramme

Bien souvent, à l’issue de l’analyse des processus, les fiches de postes des collaborateurs devront être revues. Parfois, les modifications apportées à l’organisation seront suffisamment profondes pour que l’organigramme doive être révisé afin de prendre en compte par exemple:

  •  De nouvelles missions ou des missions retirées;
  •  Des activités automatisées;
  •  Des activités inutiles supprimées;
  •  Des activités fusionnées, parallélisées, contrôlées…;
  •  Des charges de travail désormais mieux réparties…

Recommandations

L’ensemble des changements proposés seront repris dans un document de synthèse. Ils intègreront d’autres recommandations, par exemple sur les outils de pilotage, les méthodes de management, les compétences, les outils de travail (applications informatiques, locaux…)

Les recommandations seront bien entendu proposées à la Direction générale, qui devra les faire siennes, et pourront également être présentées aux partenaires sociaux. Nous pensons qu’il est important que tous les acteurs de l’organisation trouvent leur compte dans la nouvelle organisation et y adhèrent. La mise en œuvre des recommandations et de la nouvelle organisation de travail en sera d’autant facilitée. Notre rôle consiste ici à expliquer et à faciliter la recherche de l’adhésion et du consensus.

Au final, les audits permettent à chacun de se situer dans sa propre organisation et de gagner en visibilité sur la stratégie et les objectifs de cette même organisation. A ce titre, les audits sont donc bien des démarches qui rassemblent et qui motivent.